Un nuovo cliente estero conferma l’ordine, la merce è pronta e la prima spedizione può partire. È proprio in questo momento che alcune verifiche, apparentemente secondarie, possono fare la differenza tra un’operazione conclusa senza problemi e una vendita che si trasforma in un incasso complicato.
Nei pagamenti internazionali, infatti, accordarsi sul prezzo e sulla modalità di pagamento non basta. Bisogna verificare che condizioni commerciali, documenti, tempistiche bancarie e organizzazione della spedizione siano compatibili tra loro. Il rischio non riguarda soltanto il mancato pagamento. La merce può rimanere ferma, un documento può non rispettare quanto previsto dal credito documentario oppure l’incasso può arrivare più tardi del previsto. Anche il cambio valutario, se la vendita non è denominata in euro, può ridurre il margine effettivo dell’operazione.
Prima della prima spedizione conviene quindi controllare alcuni segnali molto concreti, quando c’è ancora tempo per correggere eventuali incongruenze.
Incoterms e pagamento devono raccontare la stessa operazione
Uno degli errori che possono verificarsi nelle prime esportazioni nasce dalla mancata coerenza tra la resa Incoterms concordata e le condizioni di pagamento.
Gli Incoterms stabiliscono responsabilità, costi e momento del trasferimento del rischio tra venditore e compratore. Non disciplinano direttamente il pagamento, ma la resa scelta può avere conseguenze pratiche sulla possibilità del venditore di procurarsi i documenti necessari per incassare.
Il problema è particolarmente evidente quando viene utilizzato un credito documentario o lettera di credito. In questo caso il pagamento dipende dalla presentazione dei documenti previsti nelle condizioni del credito. Una resa EXW, ad esempio, lascia al compratore un ruolo molto ampio nell’organizzazione del trasporto. Il venditore deve quindi verificare con attenzione di poter ottenere tutti i documenti richiesti dalla banca e rispettare le condizioni concordate.
La verifica andrebbe fatta prima di accettare definitivamente l’ordine, non quando il camion è già partito. Resa, pagamento e gestione logistica devono essere compatibili fin dall’inizio.
Una distinta di bonifico non significa che il denaro sia arrivato
Quando l’accordo prevede un pagamento anticipato, il controllo più importante è anche uno dei più semplici: verificare l’effettivo accredito dei fondi prima di spedire. La copia di una disposizione di bonifico ricevuta via e-mail non offre la stessa certezza dell’accredito sul conto o di una conferma bancaria affidabile. Se la spedizione è subordinata al pagamento anticipato, è quindi opportuno attendere la condizione concordata prima di autorizzare la partenza della merce.
Con una lettera di credito il controllo cambia. Bisogna verificare la banca emittente, le caratteristiche del credito e soprattutto accertarsi che le condizioni documentali possano essere effettivamente rispettate dall’azienda e dai soggetti coinvolti nella spedizione.
Date, descrizione della merce, documenti di trasporto e altri requisiti devono essere gestiti con grande attenzione: una presentazione documentale non conforme può ritardare o compromettere l’incasso.
IBAN, SWIFT, valuta e tempi bancari: i dettagli che possono rallentare l’incasso
Nei pagamenti internazionali anche un dato bancario incompleto può creare problemi. Prima della spedizione è bene verificare che il compratore disponga delle coordinate corrette e di tutte le informazioni necessarie per effettuare il trasferimento, compreso il codice SWIFT/BIC quando richiesto. Per determinate operazioni extra-UE possono essere necessarie ulteriori informazioni sulla banca beneficiaria e sull’azienda destinataria del pagamento.
C’è poi la valuta. Se la fattura non è espressa in euro, tra la definizione del prezzo e l’effettivo incasso il cambio può muoversi. Su operazioni di importo significativo, una variazione sfavorevole rischia di erodere una parte del margine previsto. Prima di confermare le condizioni commerciali è quindi opportuno considerare costi di conversione e, quando necessario, eventuali strumenti di copertura del rischio valutario.
Anche i tempi meritano attenzione. Un trasferimento internazionale può richiedere diversi giorni lavorativi e i tempi effettivi dipendono anche da cut-off bancari, banche intermediarie e giorni non lavorativi. Un pagamento disposto a ridosso del weekend, per esempio, può essere elaborato più tardi di quanto previsto. Se la partenza della merce dipende dall’incasso, pagamento e logistica devono essere pianificati sullo stesso calendario.
Prima di spedire, controlla anche cosa servirà per sbloccare la merce
Un pagamento correttamente impostato non risolve ogni problema se la documentazione necessaria all’importazione non è stata verificata.
A seconda del Paese di destinazione e della tipologia di prodotto possono essere richiesti documenti o certificazioni specifiche. In alcuni mercati è prevista anche una Pre-Shipment Inspection (PSI), cioè un’ispezione effettuata prima della partenza della merce. I requisiti cambiano da Paese a Paese e possono riguardare, tra gli altri aspetti, quantità, qualità e conformità della spedizione. Il momento in cui si scopre che manca una certificazione non dovrebbe essere quello in cui la merce è già in viaggio.
Se il documento richiesto non è stato ottenuto nei tempi corretti, il compratore può incontrare difficoltà nello sdoganamento e l’intera operazione può rallentare. Quando il pagamento è collegato alla documentazione della spedizione, le conseguenze possono riflettersi direttamente anche sull’incasso.
Per questo, prima della prima vendita verso un nuovo mercato, è importante verificare quali documenti saranno necessari nel Paese di destinazione e chi dovrà occuparsi di produrli. È una verifica preventiva che evita di trasformare un requisito amministrativo in un problema commerciale.
Prima spedizione internazionale?
Nei rapporti con un nuovo cliente estero, molte criticità non dipendono da un singolo errore evidente. Nascono piuttosto da piccoli disallineamenti. Prima di avviare una nuova relazione commerciale internazionale, Aletheia può supportarti nella valutazione del cliente e del rischio dell’operazione, aiutandoti a partire con informazioni più solide e a ridurre le incognite prima che la merce lasci il magazzino.